Проверка на НАП в търговски обект: Какво да очаквате и как да реагирате правилно (Актуализация 2025)
Практическо ръководство за търговци, ресторантьори и собственици на обекти с касови апарати
–
Въведение
НАП редовно извършва проверки в търговски обекти, с цел да установи спазването на данъчното и осигурителното законодателство. Това е част от по-широка превантивна стратегия, с която приходната администрация цели да ограничи укриването на приходи, както и некоректната отчетност на продажби и обороти.
Но какво точно се случва, когато инспектори от НАП влязат във вашия магазин, ресторант или офис? Какво имат право да правят? И какво трябва да направите вие, за да не попаднете в неприятна ситуация?
В тази статия ще ви въведем в целия процес – от първата стъпка до приключването на проверката.
–
В какви обекти се извършват проверките?
Проверките се извършват във всички видове обекти, в които се извършва търговска или стопанска дейност:
Магазини и търговски павилиони
Складове и логистични бази
Заведения за хранене – ресторанти, барове, кафенета
Хотели, къщи за гости, хостели
Бензиностанции
Хазартни зали и казина
Обекти за услуги (фризьорски салони, автомивки и др.)
–
Как започва проверката?
1. Наблюдение или тайна покупка
Инспекторите на НАП често започват с така наречената контролна покупка (в тайна), за да видят дали се издава фискален бон за всяка транзакция. Това е напълно законна практика.
2. Легитимация
След това служителите се легитимират с служебни карти. Задължително поискайте да видите документите им – това ви дава сигурност, че действат по закон.
–
Какви документи могат да изискат?
След легитимацията, служителите могат да поискат:
Документи за собственост или ползване на търговския обект
Данни за персонала, който работи в момента
Информация за броя на касовите апарати
Дневни и месечни финансови отчети от фискалните устройства
Протоколи за служебно въвеждане и извеждане на суми
–
Много важен момент: Декларация в началото на проверката
При започване на проверката ви се дава възможност да декларирате наличности или особени обстоятелства, които не са отразени във фискалния апарат. Примерите включват:
1. Пари, оставени от управителя за разплащане с куриер или доставки
Декларирайте ги! Те не са част от текущия оборот и не следва да се считат за укрити приходи.
2. Капаро от клиент, който ще дойде по-късно
Също се декларира, тъй като не е реална продажба, а авансово плащане.
3. Дребни пари, поставени сутринта за връщане на ресто
Ако не сте ги въвели чрез служебно въвеждане в касовия апарат, това може да създаде разминаване – декларирайте ги предварително.
> 
Добра практика е да се състави писмена декларация в началото на проверката, която да бъде подписана от управителя и представена на проверяващите.
–
Какви са последствията от разминавания в касата?
Излишък (повече пари от отчетения оборот)
НАП може да счете, че не е издадена фискална бележка за някоя продажба
Това води до санкция за укриване на приход
При системни нарушения – запечатване на обекта до 30 дни
Недостиг (по-малко пари от отчетения оборот)
Счита се за грешка, по-лесна за обяснение
Често се дължи на неправилно върнато ресто, грешна сума, технически пропуск
> 
Мнение на експертите: По-добре е да има малък недостиг, отколкото необяснен излишък в касата. Излишъкът почти винаги се тълкува като скрит приход.
–
Какво НЕ бива да правите?
Да криете суми или да не декларирате наличности
Да се конфронтирате с проверяващите
Да подписвате документи, които не разбирате
Да изхвърляте или унищожавате фискални бележки
–
Полезни съвети от „МБД“:
1. Подгответе персонала да посреща проверки спокойно
2. Направете служебно въвеждане на суми за ресто всяка сутрин
3. Дръжте касова книга и отчетите на лесно достъпно място
4. Винаги съхранявайте копие от служебните декларации за пари
5. Ползвайте обучен счетоводител, който знае как се отговаря на проверка
–
Заключение
НАП не цели да сплашва търговците, а да осигури равнопоставена и коректна бизнес среда. Всяка проверка може да премине гладко, ако се декларира честно, съхранява се пълна документация и има навременна комуникация със счетоводителя.
> Най-важното е: няма място за паника, има място за организация.
–
Източници (Ресърч лист към август 2025 г.):
1. Закон за данъчно-осигурителния процесуален кодекс (ДОПК)
2. Наредба Н-18 на МФ – за касовите апарати и фискалните устройства
3. Указания на НАП за контролни покупки и проверки
4. Чл. 186 и сл. от ДОПК – административни нарушения
5. Актуални практики от сайта на НАП и новините към 2025 г.