С последните промени в Наредба Н-18 от 2006 г., публикувани в Държавен вестник, брой 38, през май 2014 г., се въвежда значима новост в управлението на фискални устройства – възможността за издаване на електронни фискални бонове. Това нововъведение се вписва в по-широкия контекст на дигитализация на бизнес процесите, като улеснява и ускорява операциите на търговците, особено за тези, които имат по-голям обем продажби.
Основни аспекти на промяната
Наредба Н-18 е ключов нормативен акт, който регламентира използването на фискални устройства в България. През годините тя претърпя редица изменения, отразяващи динамиката на данъчното законодателство и технологиите, използвани в търговската дейност. С последната промяна от май 2014 г. търговците вече имат възможност да издават фискални бонове в електронен вид, вместо на хартиен носител.
Какво представлява електронният фискален бон?
Електронният фискален бон е документ, който удостоверява извършването на продажба и плащане в реално време, но вместо да бъде отпечатан на хартиен носител, се генерира и изпраща на клиента по електронен път – чрез електронна поща, мобилно приложение или друг дигитален канал.
Тази промяна е съобразена с предишни изменения в Закона за данък върху добавената стойност (ЗДДС), които влязоха в сила на 1 януари 2014 г., и целят модернизация на търговските процеси. Важно е да се подчертае, че издаването на електронни фискални бонове е алтернативна възможност, а не задължително изискване. Това означава, че всяка фирма може да избере дали да се възползва от тази опция.
Условия за използване на електронни фискални бонове
За да могат търговците да издават фискални бонове в електронен вид, трябва да изпълнят няколко ключови изисквания:
- Софтуерно обезпечение
Фискалният софтуер, който използва търговецът, трябва да бъде включен в специален регистър на Националната агенция по приходите (НАП). Този регистър съдържа списък с одобрени софтуерни решения, които отговарят на законовите изисквания за издаване на електронни фискални бонове. - Информация за клиента
За да бъде издаден електронен фискален бон, търговецът трябва да разполага с електронен адрес на клиента или мобилно приложение, където да бъде изпратен този документ. Това е ключов момент, тъй като без предоставени данни, електронният бон не може да бъде генериран. - Архивиране и проверка
Фискалните устройства, които издават електронни бонове, трябва да могат да съхраняват информацията в своята електронна памет и да я записват в контролната лента. Това осигурява възможност за последваща проверка от страна на НАП. - Идентичност с хартиения бон
Електронният фискален бон трябва да съдържа същите реквизити като хартиения – уникален номер на продажбата, дата, час и стойност на транзакцията. Единствената разлика е, че той не се отпечатва на хартия, освен при изрично искане от клиента. - Ясна информация в търговския обект
Всяка фирма, която издава електронни фискални бонове, е длъжна да постави видимо указание в търговския си обект, което информира клиентите за възможността да получат фискален бон в електронен вид.
Предимства на електронните фискални бонове
Издаването на електронни фискални бонове предоставя редица предимства както за търговците, така и за клиентите. Сред тях са:
Оптимизация на разходите – Намаляват се разходите за консумативи, като хартия и мастило, и за поддръжка на принтери.
По-добра отчетност и контрол – Съхраняването на фискални документи в електронен вид улеснява последващото им проследяване и проверка, като същевременно се намалява рискът от загуба на документи.
Удовлетвореност на клиентите – Много клиенти предпочитат да получават документи в електронен формат, особено при онлайн търговия или мобилни разплащания.
Дигитализация на бизнеса – Тази промяна е стъпка към по-широкото внедряване на дигитални технологии в търговията и административното управление на бизнеса.
Как да внедрите електронни фискални бонове във вашия бизнес?
За да преминете към издаването на електронни фискални бонове, е необходимо да предприемете няколко стъпки:
- Изберете правилния софтуер – Свържете се със счетоводител или консултант, за да се уверите, че софтуерът, който използвате, отговаря на изискванията на НАП.
- Настройка на фискалното устройство – Уверете се, че фискалното устройство е настроено за издаване на електронни фискални бонове и че може да съхранява и архивира данните съгласно изискванията.
- Обучение на персонала – Всички служители, които работят с фискалното устройство, трябва да бъдат обучени да издават електронни бонове и да информират клиентите за новата възможност.
Заключение
Промените в Наредба Н-18 от 2014 г. представляват важна стъпка към дигитализацията на търговските процеси в България. Въпреки че възможността за издаване на електронни фискални бонове не е задължителна, тя предлага множество предимства за търговците, които търсят начини да оптимизират дейността си и да осигурят по-ефективно обслужване на клиентите.
Тази иновация отразява нарастващата роля на технологиите в търговията и предоставя на бизнеса възможността да бъде по-гъвкав и модерен в подхода си към ежедневните операции. Въвеждането на електронни фискални бонове е стъпка към по-добра организация и отчетност, които са в полза както на бизнеса, така и на клиентите.