НАП няма да провери точно нашата фирма?
Това е мисъл, която може да създаде измамно чувство за сигурност у собствениците и управителите на бизнес. Докато един ден дружеството не получи документ от Националната агенция за приходите (НАП), искане за предоставяне на документи и писмени обяснения или не бъде посетено от органи по приходите.
Тогава обикновено започват въпросите:
Защо проверяват точно нас? Какво ще поискат? Какво могат да проверят? Разполагаме ли с всички необходими документи? Има ли пропуски в счетоводството? Това проверка ли е или ревизия? Какво следва оттук нататък?
Паниката обаче не помага.
Проверката от НАП не означава автоматично, че фирмата е извършила нарушение. Тя е част от механизмите за данъчно-осигурителен контрол, чрез които органите по приходите установяват спазването на данъчното и осигурителното законодателство и изясняват факти и обстоятелства, които имат значение за данъчните и осигурителните задължения.
Затова за един отговорно управляван бизнес по-важният въпрос не е:
„Ще ни провери ли НАП?“
А:
„Ако бъдем проверени, можем ли спокойно и документално да обосновем дейността, която сме осчетоводили и декларирали?“
Именно тук се вижда разликата между фирма, която просто изпълнява текущите си задължения, и бизнес, който има добре организирано счетоводно, данъчно и документално управление.
Какво представлява проверката от НАП?
Проверката е една от формите, чрез които Националната агенция за приходите осъществява данъчно-осигурителен контрол.
При проверката органите по приходите могат да извършват действия за установяване спазването на данъчното и осигурителното законодателство, както и за изясняване на конкретни факти и обстоятелства, които имат значение за данъчните и осигурителните задължения.
Тук е важно да направим едно съществено уточнение.
Проверката и ревизията не са едно и също производство.
При проверка за установяване на факти и обстоятелства не се установяват задължения за данъци и задължителни осигурителни вноски на проверяваното лице.
При ревизията положението е различно.
Това разграничение е особено важно, защото в ежедневната реч понятията „проверка“ и „ревизия“ често неправилно се използват като синоними.
Каква е разликата между проверка и ревизия от НАП?
Проверката е насочена към установяване на факти и обстоятелства и към проверка за спазване на данъчното и осигурителното законодателство.
В хода на проверката могат да бъдат събирани документи, сведения, обяснения и други доказателства, които са относими към конкретния случай.
Ревизията има различна функция.
Чрез ревизионното производство могат да бъдат установени задължения за данъци и задължителни осигурителни вноски.
Ревизионното производство започва със заповед за възлагане на ревизия, в която се определят съществени параметри като ревизираното лице, обхватът, ревизираният период, видовете задължения, органите, които извършват ревизията, и срокът за нейното извършване.
Следователно разликата е съществена:
Проверката установява и изяснява факти и обстоятелства. Ревизията е производство, чрез което могат да бъдат установени данъчни и осигурителни задължения.
Важно е също да се знае, че не трябва да се приема като абсолютно правило, че преди всяка ревизия задължително трябва да е извършена проверка.
Ревизионното производство се образува със заповед за възлагане на ревизия.
Също така започването на проверка не означава автоматично, че след нея непременно ще бъде възложена ревизия.
Всеки конкретен случай се развива според установените факти и обстоятелства.
Защо НАП може да започне проверка на фирма?
Един от първите въпроси, които собствениците и управителите задават, е:
„Защо точно нашата фирма?“
Не е коректно да се твърди, че съществува един универсален признак, който автоматично води до проверка.
Поводите могат да бъдат различни.
Официалната информация на НАП посочва, че проверка за установяване на факти и обстоятелства може да бъде извършена например след селекция по предварително определени критерии, във връзка със сигнали и жалби, както и при други конкретни производства и обстоятелства.
Затова самият факт, че една фирма е проверявана, не доказва наличие на нарушение.
За бизнеса обаче е важно да разбере нещо друго: съвременният данъчно-осигурителен контрол разполага с множество източници на информация и възможности за съпоставка на данни.
Това прави последователността между реалната дейност, счетоводството, документите и декларираната информация изключително важна.
НАП разполага с информация от различни източници
Съвременният данъчно-осигурителен контрол е все по-силно свързан с електронна информация и обмен на данни.
Затова не трябва да се гледа на всяка декларация, фактура, счетоводен регистър или друг документ като на напълно изолиран информационен източник.
В рамките на контролните производства могат да бъдат събирани и анализирани различни документи и данни, имащи отношение към конкретния случай.
Съществува и т.нар. насрещна проверка.
Насрещната проверка е способ за събиране на доказателства от друго задължено лице, когато тези доказателства са от значение за вече започнало производство.
Това има сериозно практическо значение.
Една стопанска операция обикновено включва повече от една страна. Когато фирмата работи с доставчици, клиенти, подизпълнители или други контрагенти, документалната следа не съществува единствено в нейното собствено счетоводство.
Затова правилното счетоводно отразяване трябва да бъде подкрепено от реална стопанска операция и необходимата за конкретния случай документация.
Какви проверки може да извършва НАП?
Понятието „проверка от НАП“ може да включва различни контролни действия.
Сред тях са проверки за установяване на факти и обстоятелства, насрещни проверки, проверки в търговски обекти и проверки за налични активи.
Проверка за установяване на факти и обстоятелства
При този вид проверка органите по приходите установяват спазването на данъчното и осигурителното законодателство и изясняват конкретни факти и обстоятелства, които имат значение за данъчните и осигурителните задължения.
Насрещна проверка
При насрещната проверка се събират доказателства от друго задължено лице относно факти и обстоятелства, които са от значение за вече започнало производство.
Това означава, че една фирма може да бъде потърсена от НАП и във връзка с отношенията си с друг бизнес.
Проверка в търговски обект
Контролът може да бъде осъществен и непосредствено на мястото, където се извършва стопанската дейност.
При проверките в обект могат да бъдат проверявани обстоятелства, свързани със спазването на приложимите правила, включително отчитането на продажбите и проследяването на стокови потоци.
Проверка за налични активи
НАП извършва и проверки за установяване на налични активи.
В зависимост от конкретния случай това може да включва дълготрайни материални активи, продукция, незавършено производство, материални наличности и парични средства в каса.
Този вид контрол ясно показва защо счетоводната информация трябва да съответства на фактическото състояние на предприятието.
Как протича проверката от НАП?
Не съществува един универсален сценарий, който се прилага абсолютно еднакво при всяка проверка.
Конкретните действия зависят от вида на проверката, нейния предмет и фактите, които трябва да бъдат установени.
В хода на производството могат да бъдат изисквани документи, сведения и писмени обяснения.
Могат да бъдат извършвани съпоставки между различни данни и документи.
При определени проверки органите по приходите могат да извършват действия и на място.
Затова при получаване на документ от НАП фирмата трябва първо внимателно да установи:
Какъв е видът на производството?
Какво конкретно се проверява?
За кой период се отнася?
Какви документи са поискани?
Какъв срок е определен?
Как следва да бъдат предоставени документите?
Има ли обстоятелства, които трябва предварително да бъдат обсъдени със счетоводителя?
Това е много по-разумен подход от хаотичното събиране и изпращане на всичко, което фирмата намери.
Какви документи може да поиска НАП?
Няма един универсален комплект документи, който се изисква при всяка проверка.
Всичко зависи от предмета на конкретното производство.
В зависимост от случая могат да бъдат изискани или да имат значение фактури, кредитни и дебитни известия, договори, анекси, приемо-предавателни протоколи, поръчки, оферти, платежни документи, банкови извлечения, счетоводни регистри, оборотни ведомости, аналитични справки, складова документация, документи за материални наличности, документи за активи, документи, свързани с персонала и осигуряването, както и други доказателства, относими към проверяваните факти.
При определени стопански операции значение могат да имат и документи, които доказват реалното изпълнение – например протоколи, отчети, кореспонденция, транспортни документи или други доказателства според характера на конкретната сделка.
Най-важното не е фирмата просто да разполага с голям брой документи.
Важно е тези документи да са логически свързани помежду си и да отразяват реално извършените стопански операции.
Фактурата не винаги е достатъчна, за да разкаже цялата история на сделката
Една от често срещаните заблуди е:
„Имаме фактура, следователно няма проблем.“
Фактурата безспорно е важен счетоводен и данъчен документ.
Но при определени стопански операции може да бъде необходимо да се установи и реалното съдържание на сделката.
Например при услуга може да възникне въпрос какво точно е договорено, какво е извършено, кога е извършено, кой е приел резултата и как е извършено плащането.
В зависимост от конкретния случай доказателствено значение могат да имат договор, задание, протокол, отчет, кореспонденция, платежни документи или други относими материали.
Това не означава, че всяка сделка задължително трябва да разполага с един и същ комплект документи.
Означава, че счетоводството трябва да бъде подкрепено от реалното икономическо съдържание на операцията.
Счетоводството трябва да отразява реалния бизнес
Добре воденото счетоводство не е просто техническо въвеждане на фактури.
То трябва да отразява икономическата действителност на предприятието.
Ако дружеството отчита покупка, трябва да бъде ясно какво е придобило.
Ако отчита услуга – каква услуга е получило.
Ако има значителни вземания – от кого са, от кога съществуват и на какво основание.
Ако има задължения – към кого са и от какво произтичат.
Ако счетоводството показва определена касова наличност – тя трябва да може да бъде обяснена и съпоставена с действителността.
Ако фирмата отчита материални запаси – счетоводните данни трябва да могат да бъдат свързани с фактическите наличности.
Ако дружеството притежава активи – те трябва да бъдат правилно заведени и отразени.
Колкото повече се развива един бизнес, толкова по-важно е счетоводството да не бъде възприемано като странична административна дейност.
То е част от управлението на компанията.
Какви несъответствия могат да създадат въпроси?
Не всяка грешка означава нарушение и не всяко несъответствие води до неблагоприятни последици.
Но определени ситуации могат да наложат допълнително изясняване.
Разминаване между документите
Ако договорът показва едно, фактурата друго, плащането трето, а счетоводното отчитане четвърто, естествено възниква въпрос какво реално се е случило.
Липсващи документи
Когато съществува счетоводна операция, но фирмата не може да открие документите, които стоят зад нея, доказването на фактите може да стане значително по-трудно.
Необясними счетоводни салда
Сметки, които с години натрупват стойности, без да бъдат анализирани, са проблем за финансовото управление на фирмата независимо дали има проверка от НАП.
Значителна счетоводна касова наличност, която не отговаря на действителността
Касовата наличност не е просто цифра в счетоводната програма.
НАП посочва паричните средства в каса сред активите, които могат да бъдат установявани при проверка за налични активи.
Затова управителят трябва да знае какво показва счетоводството на дружеството и дали тази информация съответства на реалното състояние.
Документи, които не достигат навреме до счетоводителя
Счетоводителят не може да анализира сделка, за която не знае.
Не може да прецени правилно счетоводното или данъчното третиране на договор, който не е получил.
И не може да предупреди своевременно за потенциален риск, ако научи за операцията месеци след извършването ѝ.
Контрагентите също са част от картината
Нито една фирма не съществува изолирано.
Бизнесът работи с клиенти, доставчици, подизпълнители, посредници, превозвачи и други партньори.
Именно затова насрещните проверки имат важно практическо значение.
Когато определена операция е от значение за започнало производство, могат да бъдат събирани доказателства и от други задължени лица.
Това показва защо документалната дисциплина не приключва с фразата:
„Фактурата е осчетоводена.“
Необходимо е стопанската операция да е реална, а при необходимост фактите около нея да могат да бъдат доказани.
Проверки в търговските обекти
При бизнесите, които извършват продажби на място, проверките в търговски обекти имат особено значение.
Контролът може да бъде свързан с правилното отчитане на продажбите, използването на фискални устройства и проследяването на стоковите потоци, когато съответните изисквания са приложими.
Тук има още един важен практически момент:
Не е достатъчно само счетоводителят да познава правилата.
Служителите, които реално работят в обекта, трябва да бъдат правилно инструктирани и да знаят какви задължения имат.
Добрата вътрешна организация е част от превенцията.
Касовата наличност заслужава специално внимание
При някои дружества през годините в счетоводството се натрупват значителни касови наличности.
Това не трябва да бъде приемано като чисто технически счетоводен въпрос.
Когато счетоводството показва, че фирмата разполага с определени парични средства в каса, управителят трябва да знае какво стои зад тази стойност.
Съответства ли тя на действителността?
Как е формирана?
Има ли операции, които не са били правилно документирани или отразени?
Тези въпроси трябва да се задават своевременно, а не за първи път при започнала проверка.
Електронната комуникация с НАП е част от ежедневното управление
През 2026 г. бизнесът не може да разчита единствено на хартиената кореспонденция.
НАП предоставя електронни услуги, чрез които могат да бъдат получавани и подавани документи във връзка с контролни производства.
Предоставят се и справки за текущи и приключили проверки и ревизии, както и информация относно конкретно възложено производство.
Затова във всяка фирма трябва да има ясен отговор на няколко въпроса:
Кой следи електронната комуникация?
Кой разполага с необходимия достъп?
Кой уведомява управителя?
Кога получените документи се изпращат на счетоводителя?
Кой следи сроковете?
Кой събира необходимата документация?
Кой проверява подготвения отговор преди неговото подаване?
Липсата на ясна организация може да създаде ненужни рискове дори когато счетоводството на дружеството е добре поддържано.
Как трябва да реагира фирмата, когато получи документ от НАП?
Първото правило е:
Не го игнорирайте.
Второто:
Не изпадайте в паника.
И третото:
Не започвайте хаотично да изпращате документи, преди да сте установили какво точно се изисква.
Първо трябва да бъде установено какъв документ е получен и към какъв вид производство се отнася.
След това трябва внимателно да се прегледат предметът, обхватът, периодът, поисканите документи и определеният срок.
Счетоводителят трябва да бъде уведомен своевременно.
При по-сложни случаи може да е необходима и допълнителна данъчна или правна консултация.
Следва да бъдат събрани конкретно поисканите документи и да се направи вътрешен преглед дали между тях има несъответствия или обстоятелства, които трябва да бъдат обяснени.
И всичко това трябва да се случи в рамките на приложимите срокове.
Какво не трябва да прави една фирма при проверка?
Не трябва да игнорира получената кореспонденция.
Не трябва да укрива документи.
Не трябва да създава документи със задна дата, за да прикрива стари пропуски.
Не трябва да предоставя прибързани обяснения, които не са проверени спрямо фактическата обстановка и наличната документация.
Не трябва хаотично да изпраща огромен обем информация, без да е разбрала какво точно е поискано.
Не трябва да чака последния момент.
И най-вече – управителят не трябва да крие съществени факти от собствения си счетоводител или професионален консултант.
За да бъде дадена адекватна професионална оценка, специалистът трябва да разполага с реалната информация.
Как приключва проверката?
По информация на НАП проверката за установяване на факти и обстоятелства приключва с издаването на протокол, в който се отразяват и анализират установените в хода на проверката факти и обстоятелства, или със съответния специфичен документ, когато такъв е предвиден.
Това отново показва разликата между проверка и ревизия.
При ревизионното производство се изготвя ревизионен доклад, а производството приключва с ревизионен акт.
Какво представлява ревизията?
Ревизията е значително по-различно контролно производство.
Тя започва със заповед за възлагане на ревизия.
В хода на ревизията органите по приходите събират и анализират документи, данни и други доказателства, които имат значение за законосъобразното определяне на данъчните и осигурителните задължения.
След приключването на съответните действия се изготвя ревизионен доклад, а производството приключва с ревизионен акт.
Ревизионният акт подлежи на обжалване по предвидения в закона ред.
Именно затова не трябва да се смесват понятията „проверка“ и „ревизия“.
Те имат различна функция и различни правни последици.
Данъчно-осигурителният контрол е нормална част от бизнес средата
За бизнеса е важно да разбере, че проверките не са някакво изключително събитие, което се случва само на „проблемни“ фирми.
Контролната дейност е част от функциите на приходната администрация.
Това означава, че правилната бизнес стратегия не е:
„Дано никога не ни проверят.“
А:
„Нека поддържаме фирмата така, че при евентуална проверка да можем да представим необходимата информация спокойно, организирано и документално обосновано.“
Това е огромна разлика в начина на мислене.
Добрата подготовка започва много преди проверката
Не може за няколко дни да бъде създадена качествена счетоводна и документална история, ако години наред документите са били съхранявани хаотично.
Трудно се възстановява кореспонденция, която никога не е била съхранявана.
Трудно се доказва реалното изпълнение на услуга, ако никога не е била поддържана необходимата документация.
Трудно се обяснява счетоводно салдо, което никой не е анализирал с години.
Затова подготовката за евентуална проверка всъщност представлява част от ежедневното управление на бизнеса.
Как изглежда една добре организирана фирма?
Документите постъпват в счетоводството своевременно.
Договорите се съхраняват систематично.
Счетоводството се води текущо.
Необичайните операции се обсъждат предварително.
Счетоводните салда се анализират.
Плащанията могат да бъдат проследени.
Активите могат да бъдат идентифицирани.
Материалните наличности се контролират.
Управителят знае какво се случва във фирмата.
Счетоводителят получава своевременно информация за важните стопански събития.
Кореспонденцията с НАП се следи.
Сроковете се спазват.
А когато възникне въпрос, фирмата разполага с документи и факти, а не само със спомени и предположения.
Ролята на счетоводителя е много по-голяма от подаването на декларации
Качественото счетоводно обслужване не се състои единствено в обработването на фактури и подаването на декларации.
Счетоводителят познава счетоводната история на дружеството.
Вижда движенията по счетоводните сметки.
Може да установи необичайни салда.
Може да сигнализира за липсващи документи.
Може да анализира счетоводното третиране на конкретни операции.
Но счетоводителят не може да замести управителя.
Ако управителят сключи договор и не го предостави на счетоводството, няма как той да бъде анализиран своевременно.
Ако дружеството извърши необичайна операция, но счетоводителят научи за нея месеци по-късно, възможностите за предварителна реакция могат да бъдат ограничени.
Затова доброто счетоводно обслужване изисква постоянна комуникация между бизнеса и счетоводителя.
Какво трябва периодично да обсъжда управителят със счетоводителя?
Има ли необичайни счетоводни салда?
Има ли стари вземания, които не се събират?
Има ли задължения, които стоят непогасени продължително време?
Каква е счетоводната касова наличност и съответства ли на действителността?
Има ли липсващи документи?
Има ли значими или необичайни сделки, които трябва да бъдат анализирани?
Има ли активи, които фигурират счетоводно, но фактическото им състояние трябва да бъде проверено?
Има ли промени в дейността на дружеството, за които счетоводството трябва да бъде информирано?
Има ли предстоящи операции, чието данъчно третиране е разумно да бъде обсъдено предварително?
Това не са въпроси само за счетоводителя.
Това са въпроси за управлението на бизнеса.
Проверките от НАП и еврото през 2026 г.
От 1 януари 2026 г. еврото е официалната валута в България.
Това има отражение и върху документите в данъчно-осигурителните производства.
При документи и актове, издавани след 1 януари 2026 г., трябва да се отчита периодът, за който се отнасят съответните стойности.
За периоди преди 1 януари 2026 г. паричните стойности могат да бъдат посочвани в левове съобразно приложимите правила, докато за периодите след въвеждането на еврото стойностите се посочват в евро.
Затова при производство през 2026 г., което обхваща и предходни периоди, е възможно в документите да присъстват стойности в различни валути според периода, за който се отнасят.
За текущите периоди след въвеждането на еврото всички суми следва да бъдат разглеждани в евро съобразно действащите правила.
Ако откриете счетоводна грешка, не чакайте НАП да я открие
Грешки могат да възникнат във всеки бизнес.
Професионалният подход е те да бъдат установявани и анализирани своевременно.
Когато бъде открито несъответствие, трябва да се установи как е възникнало, за кой период се отнася, има ли данъчно отражение, допустима ли е корекция, по какъв ред следва да бъде извършена и какви документи са необходими.
При по-сложни казуси трябва да се потърси професионална помощ.
Подходът:
„Ще го оставим така и дано никой не забележи“
не е управление на риск.
Това е отлагане на проблема.
Проверка от НАП не означава вина
Това трябва да бъде казано ясно.
Фактът, че НАП извършва проверка, не означава автоматично, че дружеството е нарушило закона.
Проверката е контролен инструмент.
При нея се установяват факти и обстоятелства.
Затова правилната реакция е спокойна, професионална и документално обоснована.
Фирмата трябва да спазва приложимите срокове, да предоставя поисканата информация по установения ред и при необходимост да използва професионална счетоводна, данъчна или правна помощ.
Най-голямата грешка е фалшивото спокойствие
Един бизнес не трябва да живее в постоянен страх от проверка.
Но също така не трябва да изгражда финансовата и данъчната си дисциплина върху убеждението:
„На нас няма да ни се случи.“
Никой не може професионално да гарантира на една фирма, че никога няма да бъде обект на контрол.
Затова правилната стратегия е различна:
Работим така, че ако бъдем проверени, да можем да покажем какво сме направили, защо сме го направили и с какви документи го доказваме.
Заключение
Проверката от НАП не трябва да бъде моментът, в който една фирма за първи път започва да се интересува от собственото си счетоводство.
Тя не трябва да бъде моментът, в който за първи път се търсят договори, проверяват се стари салда, анализират се касови наличности или се задава въпросът дали всички сделки са достатъчно добре документирани.
Това трябва да се случва постоянно.
Качественото счетоводство не е просто изпълнение на задължението за подаване на декларации.
То е част от управлението на риска и от финансовото управление на бизнеса.
Добре организираното счетоводство дава на собственика по-ясна представа за реалното състояние на компанията и позволява потенциалните проблеми да бъдат идентифицирани навреме.
Когато счетоводството е текущо, документите са организирани, стопанските операции са реални и доказуеми, а комуникацията между управителя и счетоводителя работи, евентуалната проверка може да бъде посрещната много по-организирано.
Затова правилният въпрос не е:
„Как да направим така, че НАП да не ни провери?“
А:
„Как да организираме бизнеса си така, че ако бъдем проверени, да бъдем подготвени?“
Отговорът започва много преди първото писмо, първото искане за документи или първото посещение на органите по приходите.
Той започва с начина, по който управляваме бизнеса всеки ден.
Счетоводна къща МБД вярва, че доброто счетоводно обслужване не започва с реакцията при възникнал проблем. То започва с превенцията, организацията, навременната информация и професионалната грижа за бизнеса.
Източници:
- Национална агенция за приходите (НАП) – официална информация „Проверки“.
- Национална агенция за приходите (НАП) – „Проверка за установяване на факти и обстоятелства“.
- Национална агенция за приходите (НАП) – официална информация относно насрещните проверки.
- Национална агенция за приходите (НАП) – официална информация относно проверките в търговски обекти.
- Национална агенция за приходите (НАП) – официална информация относно проверките за налични активи.
- Национална агенция за приходите (НАП) – „Ревизии“ и „Ревизия по общ ред“.
- Национална агенция за приходите (НАП) – електронни услуги и справки, свързани с текущи и приключили контролни производства.
- Национална агенция за приходите (НАП) – официални разяснения относно въвеждането на еврото и данъчно-осигурителните производства след 1 януари 2026 г.
- Данъчно-осигурителен процесуален кодекс (ДОПК) – действаща нормативна уредба относно данъчно-осигурителния контрол, проверките и ревизионните производства.
Информацията е актуална към 31 август 2026 г.
Настоящият материал има общ информационен характер и не представлява индивидуална счетоводна, данъчна или правна консултация. Всеки конкретен случай следва да бъде анализиран според неговите факти, документи и приложимото законодателство.